17. Інформація, її види і вимоги до неї.

Процес управління закладами ресторанного господарства включає операції по збору, обробці, перетворенню і використанню інформації, необхідної для підготовки і прийняття управлінських рішень.

Управлінська інформація – це відомості, знання про факти, події або стан управляємого об’єкту. Інф-ія в процесі управління є формою зв’язку між суб’єктом і об’єктом управління, що об’єктивно відображає їх стан.

Для інформації характерна наявність об’єкту – джерела інформації та суб’єкту – споживача інформації, а також використання даних з метою вирішення управлінських задач.

Для управлінського персоналу закладу ресторанного господарства інформація є предметом, засобом і результатом праці.

Предмет праці – це нормативно-довідкова інформація, повідомлення про поставки продуктів, виробництво продукції і реалізацію та ін.

Засоби праці – це використання технічних засобів для послідовної переробки інформації (проведення розрахунків, аналізу тощо).

В управлінській діяльності використовують різні види інформації, яку можна класифікувати за різними ознаками (рис. 6.1).

За змістом інформація поділяється на економічну, соціальну, науково-технічну. 1). Економічна інформація включає дані економічного, фінансового характеру, обліку, вивчення попиту.

В залежності від функціональної приналежності вона поділяється на нормативну, обліково-статистичну, оперативну і довідкову.

Нормативна інформація є основною для формування багатьох інших видів інформації, тому що включає показники цін, торгових скидок, націнок, расходов сировини, виходу напівфабрикатів, готових страв, які використовуються для розрахунку валового доходу, цін на кулінарну продукцію тощо.

Обліково-статистична інформація фіксує фактичні результати процесів виробництва, обслуговування, постачання та інших процесів.

На її основі розробляються планові та оперативні рішення, здійснюються функції контролю.

Оперативна інформація відображає рішення, що приймаються для управління діяльністю всіх ділянок підприємства. Вона включає документи різних видів: постанови, накази, листи, довідки, доповідні записки та ін.

Довідкова інформація використовується в вигляді прейскурантів, каталогів, довідників та ін.

2). Соціальна інформація представляє собою сукупність соціологічних, соціально-психологічних і педагогічних даних про трудовий колектив. Вона функціонує в соціологічних дослідженнях, соціальному плануванні, кадрових документах.

3). Науково-технічна інформація в ресторанному господарстві містить дані про науково-технічні досягнення, дослідження та розробки, а також дані про правила експлуатації торгово-технологічного обладнання, що відображені в відповідній технічній документації.

За рівнем організації інформація : 1). Систематизована – це інформація, для якої чітко визначені склад показників, періодичність і строки передачі, форми представлення (форми статистичної звітності). 2). Несистематизована інформація не регламентована по таким характеристикам. Вона відображається в листах, довідках, звітах, телеграмах.

За джерелами інформація поділяється на зовнішню та внутрішню.

1). До зовнішньої інформації відносяться всі вхідні і вихідні документи. Вони поступають на підприємство у вигляді директивних указів від вищестоящих органів управління, від постачальників підрозділів підприємства в формі довідок, товарно-транспортних накладних та ін.

2). Внутрішня інформація – це документи, які складаються і використовуються на даному підприємстві (технологічні карти, схеми, поточні графіки та ін.).

В залежності від стабільності :1). Постійна інформація не змінює свого значення протягом значного періоду (тип, найменування підприємства, адреса та ін.). 2). Умовно-постійна зберігає значення протягом визначеного часу (норми і нормативи, ціни, тарифи та ін.). 3). Змінна інформація відображає дані оперативного управління підприємством.

За ступенем переробки інформація може бути первинною і необхідною. Первинна інформація формується на основі даних первинного обліку складання первинної документації. Похідна інформація є результатом відповідної переробки первинної інформації, яка потім використовується в діяльності управлінських ланок (бухгалтерські і статистичні звіти, відомості нарахування заробітної плати тощо).

До управлінської інформації пред’являються такі вимоги:

1. достовірність – дані, що приводяться в документах, повинні відповідати дійсним фактам, явищам і процесам;

2. доступність щодо сприйняття та розуміння адресатом;

3. оперативність – інформація повинна надходити в строки, що забезпечують своєчасне використання її для управлінських цілей.

4. однозначність – неможливість різного її тлумачення;

5. економічність – затрати на збір, обробку інформації повинні бути мінімальні.

Якість інформації характеризується такими властивостями, як цінність та корисність. Цінність інформації визначається затратами на її одержання, своєчасністю і головне – в якій мірі вона буде використана в процесі управління. Корисною є інформація, яка дає необхідний результат в установлений час.

Важливою властивістю інформації є її старіння – це зменшення цінності інформації з часом.

Інформація – це нові відомості, зрозумілі й оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. А зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і перетворити їх в інформацію, тобто відібрати із них нові корисні, а також надати їм форму, за якій вони будуть використані у найкоротший час.