23. Організація документообігу в закладах ресторанного господарства та його удосконалення в сучасних умовах

Документообіг – це рух документів в організації, підприємстві з моменту їх одержання або утворення до виконання і отправки. Документообіг характеризується кількістю інстанцій, які проходять різні документи в процесі оперативної роботи з ними, а також часом, необхідним для проходження документу.

Раціоналізація документообігу в закладах ресторанного господарства сприяє оперативному проходженню документів рівномірному навантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на оперативність управлінського процесу.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу є:

• прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

• виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

• додержання принципу паралельності в роботі з документами в різних підрозділах.

Правильна організація документообігу передбачає скорочення інформаційних потоків, прискорення строків проходження справ по інстанціях, установлення раціональної послідовності проходження інформації від керівника до виконавців, а також організація надійного зворотного зв’язку для оперативного керівництва. Організаційна раціоналізація передбачає зменшення зовнішніх і внутрішніх документальних інформаційних потоків. Для цього практикується спрощення змісту документів, суміщення функціонального призначення документів, заміна листів телефонограмами та ін. Це значно зменшує об’єм документальних інформаційних потоків, що приводить до економії часу і средств.

Удосконаленню документообігу сприяє уніфікація текстів службових документів. Уніфікація форм первинної і виробничої документації в ресторанному господарстві дозволяє широко використовувати для обробки організаційну та обчислювальну техніку, скоротити маршрути руху документів, їх номенклатуру, використовувати в загальному документорбігу єдині форми.