43. Планування особистої праці керівника.

Планування особистої роботи менеджера. У кожного керівника є обмежена тривалість робочого часу, визначена йому трудовим законодавством - 8-ми годинний робочий день. Керівник повинний так організувати свою особисту працю, щоб максимально ефективно використовувати робочий час. Невміння цінувати час, раціонально ним розпорядитися приводить до того, що в остаточному підсумку - поспіх, штурмовщина, неякісне виконання робіт.

Практика вивчення бюджету часу менеджера за кордоном показала, що з кожної сотні менеджерів:

• тільки 8% не мають потребу в додатковому часі;

• 40% необхідно 25% додаткового часу;

• інші вимагають 50% додаткового часу для вирішення управлінських задач.

Для наших менеджерів не мати часу й працювати як можна довше стало свого роду символом статусу (службового становища).

Але чи вміє керівник раціонально розпоряджатися тим часом, що у нього є для рішення управлінських задач?

В сучасних умовах менеджери діють за умов, коли вони весь час відчувають тиск (власників, вищих менеджерів, підлеглих, споживачів, ділових парт­нерів тощо). Як наслідок, чимало менеджерів зазнають стресів, що негативно позначається на ефективності їхньої праці.

Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів є невміння розпоряджатися часом. Такі менеджери праг­нуть виконати усі завдання самостійно, встигнути на усі наради, прийняти усіх відвідувачів, глибоко вникнути в усі питання діяльності підприємства. Вони приїздять на роботу першими і їдуть з неї останніми. При цьому чимало справ залишаються невиконаними. Менеджер, який не вміє розпоряджатися часом, нездатний побачити перспективу за безліччю повсякденних турбот. Врешті ефективність його праці мінімальна, виникає відчуття незадоволення собою, підле­глими, невпевненість у власних силах. Причиною цього є невміння планувати роботу.

Для менеджера, що має нестачу часу на рішення виробничих, фінансових, соціальних і інших проблем, характерні:

• безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання ключових сфер діяльності;

• нервозність, поспіх і сумбурність у діях;

• нетерплячість у прийнятті рішень і у відносинах з рівними за рингом і з підлеглими;

• недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низький ступінь делегування функцій і відповідальності підлеглим;

• відсутність порядку на робочому місці;

• надмірність і безсистемність роботи з документами і кореспо­нденцією, що надходить;

• використання принципу «що не встиг на роботі - дороблю вдома».

Особливості часу як ресурсу: незворотність, неможливість купівлі та зберігання, заміни або збільшення обсягу.

Таким чином, час - один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого дня, нераціонального його використання. Брак часу - це результат відсутності чіткості, плановості та організованості роботи менеджерів.

Планувати особистий робочий час менеджера необхідно так само, як і всі інші види діяльності підприємства та його ресурси.

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто сплано­ваний) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах менеджера. Планування як складова частина раціональної організації особистої роботи менеджера означає підготовку до реалізації її цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти ус­піху і бути впевненим у собі.

Головна перевага планування роботи полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в цілому.

Успішна діяльність підприємства можлива лише за умови, що планування у ньому здійснюється цілеспрямовано. Проте керів­ництво багатьох підприємств через зайву самовпевненість не приділяє належної уваги розробці плану і тому змушене вдаватися до «вольового» управління, що призводить до аврального режиму роботи і до заниженої якості результату. Цілі таких менеджерів, як правило, змінюються щоденно, і їхній спосіб роботи демонструє, як не потрібно реалізовувати план.

Якщо є впевненість, що задача є добре вивченою і достатньо простою для того, щоб можна було її вирішити без застосування формальних методів планування, то ця обставина виправдовує прагнення заощадити час на плануванні та використати його для організації і крординації. Тому деякі підприємства можуть досягти певного рівня успіху, не докладаючи значних зусиль на формальне планування. Більш того, саме лише планування і сам план не гарантують успіху. Проте формальне планування може створити ряд цінних і істотних чинників для успіху підприємства.

Будь-яка діяльність повинна мати мету і здійснюватися за рані­ше складеним планом. Повною мірою це стосується і праці менедже­ра. Як функція управління, планування полягає у встановленні цілей і визначенні шляхів їх досягнення.

Отже, процес планування праці менеджера повинен починатися з вибору ним особистих цілей.