18. Комунікація в управлінні, її види.

Комунікація – це передача інформації від одного суб’єкту до іншого. Суб’єктами можуть бути окремі особи, підприємства, підрозділи.

На комунікаційні процеси менеджери витрачають значну кількість робочого часу. В діяльності керівників різних рівнів комунікаційні процеси реалізуються в процесах прийняття рішень, в плануванні, організації, мотивації, контролі.

У процесі обміну інформацією приймають участь наступні елементи.

1. Відправник – який збирає інформацію і передає її. В закладах ресторанного господарства виділяється для цього особа або група працівників. Обмін інформацією розпочинається з добору інформації чи формулювання ідеї. При цьому відправник вирішує, яку саме ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну.

2. Кодування – це процес перетворення ідеї у символи, зображення, схеми, моделі та ін. Кодування перетворює ідею у повідомлення.

3. Повідомлення – це сукупність символів, що відбивають закодовану інформацію. Найбільше повідомлень передається у формі символів мови. Повідомлення за допомогою передатчика поступають в передаточний канал, за допомогою якого воно направляється адресату.

4. Канали передачі – засоби, за допомогою яких сигнал спрямовується від передавача до одержувача. Канали поділяються на засоби масової інформації і між особові канали.

Каналами для передачі інформації можуть бути електронні, засоби зв’язку, включаючи комп’ютерні мережі, електронна пошта, відеокасети та ін. Канал виводить повідомлення на прийомник, тобто засіб, що фіксує одержання даного повідомлення по іншу сторону каналу.

5. Декодування – процес, за допомогою якого одержувач повідомлення переводить одержані символи в конкретну інформацію і інтерпретує її.

6. Одержувач – цільова аудиторія або особа, для якої призначена інформація і яка її інтерпретує.

7. Відгук – сукупність реакції одержувача повідомлення після ознайомлення з його змістом.

8. Зворотній зв'язок – частина відгуку одержувача. Що надходить відправникові. Зворотній зв'язок визначає ступінь розуміння інформації, що міститься у повідомленні і він є необхідним, щоб мати підтвердження, як повідомлення було сприйняте і чи виявилось зрозумілим.

Зворотний зв'язок підвищує ефективний обмін інформацією, дозволяє обом сторонам позбавитись шуму. У мові передачі інформації шумом називають те, що спотворює зміст повідомлення. Це можуть бути засоби комунікаційного процесу від носіїв до оцінки прийнятої інформації, різне сприйняття інформації. Зменшення шуму досягається різними способами, одним із яких є повторення повідомлення або його частини.

Модель комунікаційного процесу представлена на рис. 6.1.

В закладах ресторанного господарства виникають такі комунікації:

1. Між підприємством і зовнішнім середовищем – із споживачами, постачальниками, державою, банками, іншими підприємницькими структурами.

2. Між рівнями управління (вертикальна комунікація).

3. Між окремими підрозділами підприємства (горизонтальна комунікація).

4. Міжособиста комунікація – це обмін інформацією між окремими особами.

Підприємства мають різні засоби для комунікацій із зовнішнім середовищем. Так із споживачами вони спілкуються безпосередньо під час організації обслуговування, за допомогою реклами. Здійснюється також комунікація з постачальниками, банками, з громадськими організаціями та ін. Комунікації з державою здійснюються поданням звітності (статистичної, бухгалтерської тощо).

Комунікації між рівнями управління – це обмін інформацією між різними структурними підрозділами, що знаходяться на різному рівні, в результаті чого досягається координація діяльності при виконанні спільних завдань.

Умовою ефективного здійснення комунікацій між рівнями управління є чіткий розподіл обов’язків, повноважень і відповідальності структурних підрозділів дотримання службової етики взаємовідносин, використання сучасних засобів зв’язку та ін.

В комунікаційному процесі закладів ресторанного господарства виникають інформаційні перевантаження, коли керівник не має змоги ефективно реагувати на всю інформацію.

Труднощі в налагодженні ефективної комунікації виникають також через недосконалу структуру управління – зайву кількість ієрархічних ступенів, недотримання норм керованості, нечіткий розподіл обов’язків, прав і відповідальності управлінського персоналу тощо.

Для удосконалення комунікацій в закладах ресторанного господарства необхідно чітко визначити потребу в інформації кожного структурного підрозділу, регулювати інформаційні потоки відповідно до задач, що виконуються для досягнення поставлених цілей.

Велике значення має така техніка комунікацій – використання точних термінів, технічних засобів тощо.

В закладах ресторанного господарства в міжрівневих комунікаціях застосовуються сучасні комунікаційні технології – аудіовізуальні засоби, телекомунікації, супутникові системи зв’язку тощо.

До горизонтальних комунікацій відносять обмін інформацією між рівноправними структурними підрозділами для координування завдань і спільних дій.

Так, для ефективної діяльності ресторану необхідно встановити комунікації між системами постачання, виробництва, обслуговування тощо.